Windesheim is bezig met een revolutie op de werkvloer, genaamd hybride werken. Na de coronapandemie is werken op de campus niet langer de regel. Blijven docenten en medewerkers straks een paar dagen per week thuiswerken? Komen er regels voor hybride werken en zo ja, wie bepaalt die? WIN sprak vier belangrijke spelers.
In dit eerste interview over hybride werken: Thera Jonker, directeur van de dienst Strategie & Support en voorzitter van de Task Force Hybride werken: “Ga eens uit van twee dagen per week op de campus.”
Wat wordt de rol van de teamleider in het overleg over hybride werken? Is dat uitsluitend ‘brandjes blussen’ als het team er niet uitkomt?
‘Je zegt brandjes blussen, dat kan voorkomen, maar een teamleider heeft in deze tijd een meervoudige functie. Het is vooral mensenwerk. Ik hoop dat teamleiders het gesprek faciliteren. En ze hebben een informerende rol. Hybride werken is iets totaal nieuws, we zullen het samen moeten uitvinden’.
Hoe kunnen de uitkomsten van dat overleg eruit zien?
‘Sommige teams werken het volledig uit, ik heb mooie voorbeelden op Sharenet gezien, zoals van O&I bij G&W. Maar er kunnen ook mondelinge afspraken worden gemaakt, het hangt af hoe het in een domein of dienst wordt aangevlogen. Als die afspraken maar geen keurslijf worden.
Hybride werken kent weinig uitgesproken voor- en tegenstanders. In gesprekken met de teams hebben we gehoord hoe medewerkers op heel verschillende manieren invulling willen geven aan de nieuwe mogelijkheden die er nu zijn. Daarom hebben we hybride werken zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Zo kunnen teams zoveel mogelijk zelf uitmaken hoe ze gaan werken, met als vertrekpunt wat het werk van hen vraagt.’
‘De meeste medewerkers willen deels thuis en deels op campus werken o.a. vanwege meer flexibiliteit en minder reistijd, dat kwam uit de enquête, onze gesprekken met de teams, en de werkconferenties. Men wil de fysieke ontmoeting op campus maximaal benutten, voor onderwijs, teamoverleg, sollicitaties, creatieve sessies etc. Bij Strategie en Support is het een gegeven dat de meeste medewerkers geregeld overleg hebben met collega’s binnen én buiten Windesheim, dat is nu deels online.
Om de ontmoeting op campus ruimte te geven gaan we nu uit van een vuistregel van twee dagen per week op Windesheim. De andere dagen kunnen dan per team en/of individueel ingevuld worden, al naar gelang wat nodig is’.
“Mogen” medewerkers nog maar twee dagen per week op de campus komen?
‘Nee, het is niet meer dan een startpunt. Iedereen wil meer thuis gaan werken, de een wat meer, de ander wat minder. Hoe geven we samen vorm aan het verlangen naar flexibliteit, minder reistijd, balans tussen werk en privé? Bij Strategie en Support hebben we tot de herfst een proefrooster, met een wisselende vaste dag op campus voor elke afdeling. Dan weten we dat de teams elkaar dán zeker zien en met elkaar aan de slag kunnen. De tweede dag kiezen medewerkers in overleg met hun team, afhankelijk van wat hun werk van ze vraagt. Daar hoeven we geen harde afspraken over te maken. We zijn nieuwsgierig naar hoe het gaat werken.’
‘Bij het vormgeven van hybride werken kijken we naar wat het werk van ons vraagt. Er is geen one size fits all. De bedoeling van ons onderwijs, onderzoek en Leven Lang Ontwikkelen staat steeds voorop. En hoe organiseren we dit dan goed? Bij het onderwijs is het rooster een belangrijke bepalende factor. Wij hopen dat gesprekken in de teams worden gevoerd op basis van: wat is je werk, welk werk vraagt dat je op de campus bent, wanneer is dat, met wie, en wat betekent dat voor onze aanwezigheid? Onze aanpak is gebaseerd op vertrouwen in medewerkers, hun creatieve kracht en onderlinge samenwerking. Iedereen wil het beste voor de studenten en z’n collega’s.
Hoe verhoudt hybride werken zich met hybride onderwijs?
‘Er is een verschil tussen hybride werken en hybride onderwijs. Dat laatste staat bij ons nog in de kinderschoenen. We waren bezig daar vorm aan te geven (blended learning) – en toe kwam corona en gingen we noodgedwongen oefenen met online onderwijs en thuis werken. Dan heb je nog geen hybride onderwijs, daar zoek je juist de pedagogische en didactische meerwaarde van een combinatie van online en on site werken bij op. Aan de onderwijsdirecteuren is gevraagd een visie neer te leggen en op hybride onderwijs, gebruikmakend van de ervaringen die we door corona hebben opgedaan. En ondertussen gaan we oefenen met hybride werken. Komende maanden gaan we zien hoe die twee zich tot elkaar verhouden, hoe ze elkaar kunnen ondersteunen en versterken.
Wie let er op het belang van de student?
‘Ik zit nu zo’n tweeënhalf jaar op Windesheim en ik zie dat we hier heel dichtbij de studenten staan. We bieden goede op maat mogelijkheden voor studenten die topsport beoefenen, mantelzorger zijn, extra taalondersteuning vragen etc. De volgende stap is dat we vertrekken vanuit de gedachte dat iedere student in zijn studie verschillende leerbehoeften heeft. Dat is de beweging waar we nu in zitten, onder andere van de mogelijkheid van een eigen leerroute. En, zoals we met studenten samen kijken naar wat passend is in de studie, zo vragen we dat nu ook van de medewerkers bij het vormgeven van hybride werken. En daarbij houden we oog voor de nodige cohesie, bij studenten binnen een groep, bij medewerkers binnen de teams en over opleidingen heen.
Ben je niet bang dat de cohesie verdwijnt?
‘Eén van de vragen is inderdaad: hoe zorg je ervoor dat er bij een wisselende aanwezigheid op de campus een natuurlijk sociale cohesie behouden blijft, en er ook nieuwe samenhangen kunnen ontstaan, waarbij we ook over de grenzen van disciplines heen werken? Dat vraagt iets van ons allemaal, ook van de leidinggevenden. We zullen hier extra aandacht aan moeten schenken, en samen voorkomen dat sommige medewerkers buiten de informatiestroom komen te staan.’
Wat is de planning voor de komende maanden?
‘Na de herfstvakantie is er een eerste evaluatie en daarna hebben we tot februari om verder te experimenteren. Wat werkt er wel en wat werkt er niet? We zijn nieuwsgierig naar de eerste ervaringen, en naar wat we van elkaar kunnen leren.’
Hoe bevalt de aanpak, met een Task Force en een Werkgroep?
‘We zeggen op Windesheim vaak dat complexe vraagstukken, waarvan we de oplossingen niet weten om een multidisciplinaire aanpak vragen. Waar ik blij mee ben is dat de taskforce Windesheim Werkt Hybride en de projectgroep elkaar in het afgelopen half jaar elkaar gevonden hebben in een multidisciplinaire aanpak. Vanuit de verschillende disciplines werken we lekker samen: communicatie, huisvesting, faciliteiten, HR-arbeidsvoorwaarden en ga zo maar door. “
WIN hield vier gesprekken over hybride werken. Naast Thera Jonker werden Miranda in ’t Veld, Cor Niks en Henk Hagoort & Inge Grimm geïnterviewd. Lees het artikel met alle interviews uit het WIN magazine hier
Tekst: Marcel Hulspas
Illustraties: Judy Ballast
